Les outils collaboratifs en entreprise

 
query_builder 26 septembre 2018 à 13 h 41 - by Initiative

Manque de communication, perte de données ou informations erronées, les managers en entreprise regrettent bien souvent l’absence de collaboration au sein de leurs équipes. La collaboration est au centre des préoccupations des managers qui souhaitent plus que jamais encourager les échanges, le partage, l’agilité et l’innovation. En bref, privilégier le collectif à l’individuel et miser sur le « tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Loin de n’être qu’une thématique tendance, la collaboration en entreprise est devenue une véritable problématique de fond. Mais pourquoi collaborer est-il si important ?

Collaborer, pour quoi faire ?

Les ressources humaines font la richesse d’une entreprise. Si les entreprises les ont longtemps reléguées au second plan, elles font aujourd’hui l’objet d’une attention toute particulière. Fini l’appellation « salarié » qui véhicule un concept de subordination et bonjour au « collaborateur » reflétant une image plus positive. Le terme « collaborateur » provient d’ailleurs du verbe « collaborer » qui signifie « travailler de concert avec quelqu’un d’autre, l’aider dans ses fonctions, participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre commune » (selon le dictionnaire Larousse). Il transmet bien l’idée de réflexion collective et d’entraide.

La collaboration est avant tout un état d’esprit, une attitude qui consiste à travailler ensemble pour atteindre un objectif commun. Elle repose sur une véritable culture d’entreprise qui encourage le partage des idées et la réflexion collective mais s’appuie également sur la capacité de chacun à participer à un projet commun.

Mixer les idées et encourager la créativité

Collaborer au sein d’une équipe, c’est échanger autour des différents projets de l’entreprise. La liberté d’expression est très importante afin d’encourager la créativité des collaborateurs. Il est nécessaire de donner l’opportunité à chacun de participer activement à la réflexion commune au travers d’ateliers par exemple. C’est en mutualisant les connaissances et les compétences qu’une idée naissante peut se transformer en véritable concept. Faire collaborer les équipes entre elles permet donc d’accélérer la réflexion mais aussi d’apprendre des autres pour faire ressortir le meilleur de chacun.

Stimuler l’engagement des collaborateurs et valoriser la performance collective

L’engagement des collaborateurs est un facteur indissociable à la réussite d’une société. Des collaborateurs impliqués sont de véritables atouts pour leur entreprise. Pour stimuler l’engagement de tous, il est intéressant de préférer les objectifs communs aux objectifs individuels. En effet, participer à un projet commun favorise le développement de l’esprit d’équipe, permet à chacun de se sentir « utile » et d’apporter, à son niveau, sa pierre à l’édifice.

Fluidifier l’information

Si la culture du secret a longtemps régné au cœur des entreprises, l’heure est aujourd’hui à la transparence ! Le partage d’informations clés, opérationnelles et stratégiques est largement plébiscité par les collaborateurs qui aspirent à plus de clarté au quotidien. Il permet notamment à chacun de s’informer sur les projets en cours et à venir, comprendre les tenants et les aboutissants des décisions prises par l’entreprise mais aussi d’améliorer sa productivité. En effet, la mutualisation de l’information a pour effet positif de permettre à chaque collaborateur d’accéder aux informations dont il a besoin quotidiennement pour mener à bien ses missions.

Collaborer efficacement avec Initiative CRM

Il existe une multitude d’outils pour collaborer au sein d’une entreprise : réseaux sociaux internes, chats… Ce sujet avait d’ailleurs fait l’objet d’un article dédié ici. Le CRM (Consumer Relationship Management) est également l’une des solutions à envisager pour améliorer la collaboration en entreprise et notamment la circulation de l’information. En effet, il permet de regrouper dans un seul outil toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement d’une société.

Centraliser l’information

Avec Initiative CRM, centralisez toutes les données de votre CRM dans un seul outil. Toutes les informations détenues par l’entreprise sont réunies pour faciliter le travail en interne. Pour des questions de confidentialité, il est néanmoins possible de délivrer différents droits d’accès selon la position de chaque collaborateur au sein de l’entreprise.

Le collaborateur peut ainsi avoir accès à un agenda partagé lui permettant de visualiser en un clin d’œil l’emploi du temps de ses collègues.  Cette fonction s’avère très pratique lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion collective par exemple.

De nombreux services gravitent autour d’un seul et même client. Le service commercial, le service client, le service marketing … Tous les collaborateurs doivent pouvoir se tenir informés et informer leurs collègues sur l’évolution de la relation avec un client ou prospect. Les modules Piste / Compte / Contact jouent un rôle central dans la gestion de votre relation client. Dans ces fiches, sont répertoriées les données personnelles relatives au contact mais également toutes les actions réalisées avec celui-ci : échanges de mails, échanges téléphoniques avec compte-rendu, tickets déposés, campagne de mass mailing qu’il lui ont été envoyées, devis, factures … Ainsi, chaque collaborateur enrichit la fiche avec les informations qu’il a pu récolter au cours de ses différentes interactions avec le contact. Plus de collaboration, c’est un enrichissement permanent de la base de données donc moins de perte d’information et plus d’efficacité !

Initiative CRM, c’est aussi une solution dans laquelle vous pouvez regrouper l’ensemble des documents utiles à vos collaborateurs grâce au module « Document » : le logo de l’entreprise, les plaquettes commerciales, les Conditions Générales de Ventes … Les clients Initiative bénéficient également d’un module « Catalogue » leur permettant de répertorier l’ensemble des produits et services commercialisés par l’entreprise ainsi que leurs tarifs (TVA). Les références présentes dans la base de données sont donc toujours à jour. Il est ainsi plus facile de réaliser en un minimum de temps des propositions commerciales.

Motiver les équipes

Collaborer c’est unir toutes les forces disponibles pour atteindre les objectifs fixés par la direction. La fixation d’un ou plusieurs objectifs permet de définir clairement les attentes de l’entreprise et de booster les équipes en les faisant participer à un projet commun. Le module « Objectifs » disponible dans la version Business, permet à chaque collaborateur d’observer l’avancement d’un objectif commun et/ou individuel et trouver les solutions adéquates pour booster sa progression. Vous souhaitez en savoir plus sur le module « Objectifs » ? Rendez-vous ici.

Accéder équitablement à l’information

A l’heure du tout numérique, de nouveaux modes d’organisation apparaissent au sein des sociétés. C’est notamment le cas du télétravail, largement plébiscité par les collaborateurs en entreprise. Pour continuer malgré tout à collaborer efficacement, il est nécessaire de montrer une réelle unicité dans le travail que le personnel soit présent physiquement ou virtuellement. Le CRM permet encore une fois de rester informé quel que soit son lieu de travail : en entreprise, en home office ou même en déplacement. L’application mobile disponible gratuitement permet à chaque collaborateur absent du bureau de retrouver toutes les données de la société même sans réseau !
Si la collaboration est un état d’esprit et non une multiplication d’outils, Initiative CRM vous offre les fonctionnalités qui vous permettront d’améliorer considérablement la circulation de l’information au sein de votre entreprise ! Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter au 04 90 41 94 14 😊