Facture proforma, facture définitive, avoir, facture d'acompte, facture de situation... Entre les termes comptables et les obligations légales, il est facile de s'y perdre. Pourtant, bien comprendre les différents types de factures est essentiel pour gérer sereinement votre activité, respecter la réglementation et optimiser votre trésorerie.
Dans ce guide complet, vous découvrirez les 7 types de factures indispensables, leurs spécificités, leurs usages, et surtout comment les gérer efficacement pour gagner du temps et sécuriser vos transactions commerciales.
Pourquoi il existe différents types de factures (et comment s'y retrouver)
Toutes les factures ne se ressemblent pas, et pour cause : chaque type de facture répond à un besoin commercial ou comptable spécifique dans la vie d'une entreprise. Comprendre cette diversité vous permet de :
- Respecter la réglementation fiscale : certains types de factures sont obligatoires dans des contextes précis (travaux de longue durée, acomptes, annulations...).
- Optimiser votre trésorerie : avec les factures d'acompte ou récurrentes, vous encaissez plus rapidement et lissez vos revenus.
- Professionnaliser vos échanges commerciaux : une facture proforma rassure un prospect, un avoir bien géré fidélise un client mécontent.
- Faciliter votre comptabilité : chaque type de facture a son traitement comptable spécifique, mieux vaut les identifier correctement dès le départ.
Selon une étude de la Direction Générale des Finances Publiques, 62% des litiges commerciaux entre entreprises proviennent d'erreurs de facturation. Maîtriser les différents types de factures réduit drastiquement ces risques.
💡 Bon à savoir : À partir de septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront obligatoirement recevoir des factures électroniques pour leurs transactions B2B. Et en septembre 2027, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront obligatoirement émettre des factures électroniques pour leurs transactions B2B. C'est le moment de mettre de l'ordre dans vos processus !C'est le moment de mettre de l'ordre dans vos processus !
Les 7 types de factures que toute entreprise doit connaître
Passons en revue les 7 types de factures essentiels que vous rencontrerez tout au long de votre activité professionnelle. Pour chaque type, vous comprendrez son usage, ses spécificités légales et des exemples concrets d'utilisation.
1. La facture de vente classique (ou facture définitive)
C'est LA facture par excellence, celle que vous émettez après avoir livré un bien ou réalisé une prestation. Elle atteste de la transaction commerciale et déclenche l'obligation de paiement pour votre client.
Caractéristiques principales :
- Document comptable et juridique opposable.
- Contient toutes les mentions légales obligatoires.
- Sert de justificatif pour la TVA déductible.
- Doit être conservée 10 ans.
Quand l'utiliser ?
Dès que vous vendez un produit ou terminez une prestation de services. C'est le type de facture le plus courant, utilisé quotidiennement par toutes les entreprises, du freelance à la grande entreprise.
Exemple concret : Vous êtes consultant en stratégie digitale. Après avoir accompagné un client sur une mission de 3 mois, vous lui envoyez une facture définitive de 12 000 € HT pour clôturer la prestation.
💡Une fois le paiement reçu, pensez à transformer votre facture en facture acquittée. Pour tout savoir sur ce processus, consultez notre guide complet sur les factures acquittées.
🎯 Avec Initiative CRM : Créez vos factures définitives en 1 clic depuis un devis accepté ou un bon de commande. La numérotation est automatique et conforme aux obligations légales.
2. La facture proforma
La facture proforma est un document commercial provisoire qui ressemble à une facture, mais n'en a pas la valeur juridique. Elle sert de devis détaillé ou d'estimation avant la transaction finale.
Caractéristiques principales :
- Aucune valeur comptable ou fiscale.
- Souvent utilisée dans le commerce international.
- Permet au client de préparer son financement.
- Doit être clairement identifiée comme "proforma".
Quand l'utiliser ?
Principalement dans les échanges internationaux (export/import) pour permettre au client de demander une autorisation d'importation, obtenir un crédit bancaire ou passer la douane. Également pratique pour rassurer un nouveau client sur le montant exact avant engagement définitif.
Exemple concret : Vous exportez du matériel industriel vers le Maroc. Votre client marocain a besoin d'une facture proforma pour obtenir une licence d'importation auprès des autorités douanières avant de passer commande.
⚠️ Attention : Une facture proforma ne doit JAMAIS être comptabilisée. Elle ne déclenche aucune obligation de paiement et n'est pas valable pour la TVA. Une fois la commande confirmée, vous devrez émettre une facture définitive.
3. La facture d'acompte
La facture d'acompte est émise lorsque vous demandez un paiement partiel avant la livraison du bien ou la réalisation complète de la prestation. Elle permet de sécuriser votre trésorerie et d'engager votre client.
Caractéristiques principales :
- Représente un pourcentage du montant total (souvent 30% à 50%).
- Doit mentionner clairement "facture d'acompte".
- La TVA est exigible dès l'encaissement de l'acompte.
- Une facture de solde complétera la transaction.
Quand l'utiliser ?
Systématiquement pour les projets de longue durée (plusieurs mois), les commandes importantes (montants élevés) ou lorsque vous devez engager des frais avant de livrer (achat de matières premières, sous-traitance...).
Exemple concret : Vous êtes développeur web et un client vous commande la refonte complète de son site e-commerce pour 25 000 €. Vous demandez un acompte de 40% (10 000 €) à la signature du contrat, puis vous facturerez le solde de 15 000 € à la livraison.
4. La facture de situation (travaux et prestations longues)
La facture de situation est utilisée pour les chantiers ou projets s'étalant sur plusieurs mois. Elle permet de facturer l'avancement des travaux de manière progressive, au fur et à mesure de la réalisation.
Caractéristiques principales :
- Facture l'avancement réel des travaux (20%, 50%, 80%...).
- Chaque facture de situation est numérotée séparément.
- Couramment utilisée dans le BTP et la construction.
- Permet un paiement échelonné tout au long du projet.
Quand l'utiliser ?
Essentiellement dans le bâtiment, les travaux publics, l'ingénierie ou tout projet nécessitant plusieurs mois de réalisation avec des phases identifiables.
Exemple concret : Vous êtes entrepreneur du bâtiment et rénovez un immeuble sur 6 mois. Vous émettez une facture de situation chaque mois : 15% à M1 (fondations), 25% à M2 (gros œuvre), 30% à M3 (second œuvre), 20% à M4 (finitions), 10% à M5 (achèvement).
📋 Réglementation BTP : Dans le secteur du bâtiment, les factures de situation sont encadrées par la loi. Chaque facture doit mentionner le pourcentage d'avancement et le montant cumulé déjà facturé.
🎯 Avec Initiative CRM : Générez chaque mois des factures de situation pour chaque chantier sans rien oublier. Le système calculera automatiquement le restant dû les mois suivants.
5. L'avoir ou facture d'avoir
L'avoir est une facture... négative ! C'est un document comptable qui annule totalement ou partiellement une facture précédente. On l'émet en cas de retour de marchandise, d'erreur de facturation ou de geste commercial.
Caractéristiques principales :
- Montant négatif qui vient en déduction d'une facture précédente.
- Doit obligatoirement faire référence à la facture initiale.
- Permet de régulariser la TVA déjà déclarée.
- Conserve le même format qu'une facture classique.
Quand l'utiliser ?
Retour de marchandise défectueuse, erreur de prix ou de quantité sur la facture initiale, remise commerciale accordée après coup, annulation d'une prestation, résolution amiable d'un litige...
Exemple concret : Vous avez facturé 5 000 € de formation à un client, mais suite à un problème technique, vous n'avez pu dispenser que 3 jours au lieu des 5 prévus. Vous émettez un avoir de 2 000 € pour créditer le client de la différence.
🎯 Avec Initiative CRM : Créez un avoir en un clic depuis la facture d'origine. Le système lie automatiquement les deux documents et met à jour les statistiques de CA en temps réel.
6. La facture récurrente (abonnements)
La facture récurrente est automatiquement générée à intervalles réguliers (mensuel, trimestriel, annuel) pour les prestations ou produits délivrés de manière continue.
Caractéristiques principales :
- Émission automatisée selon une fréquence définie.
- Montant souvent identique d'un mois sur l'autre.
- Indispensable pour les modèles par abonnement (SaaS, services récurrents).
- Simplifie considérablement la gestion administrative.
Quand l'utiliser ?
Logiciels en mode SaaS, abonnements télécom, contrats de maintenance, prestations de conseil récurrentes, locations, adhésions associatives, services de coaching réguliers...
Exemple concret : Vous éditez un logiciel RH en mode SaaS facturé 199 € par mois. Chaque 1er du mois, Initiative CRM génère et envoie automatiquement la facture à vos 150 clients abonnés, sans aucune intervention manuelle.
📊 Chiffre clé : Selon une étude Sage, les entreprises utilisant la facturation récurrente automatisée réduisent leurs délais de paiement de 52% et leurs impayés de 38% par rapport à une facturation manuelle.
🎯 Avec Initiative CRM : Paramétrez vos factures récurrentes en 2 minutes : fréquence, date de début, modèle de facture, relances automatiques... Le système se charge ensuite de tout, y compris des exports comptables.
7. La facture électronique
La facture électronique n'est pas tant un "type" qu'un format. Il s'agit de toute facture émise, transmise et reçue sous forme électronique structurée, permettant son traitement automatisé.
Caractéristiques principales :
- Format structuré (XML, PDF signé électroniquement, UBL...).
- Même valeur juridique qu'une facture papier.
- Obligatoire dès septembre 2026 pour toutes les transactions B2B en France.
- Permet l'automatisation complète du traitement.
Pourquoi passer à l'électronique ?
Au-delà de l'obligation légale à venir, la facture électronique offre des avantages considérables : réduction des coûts (plus d'impression, d'envoi postal), traitement plus rapide, diminution drastique des erreurs, archivage simplifié et sécurisé, suivi en temps réel...
Exemple concret : Votre entreprise facture 200 clients par mois. En passant à la facturation électronique, vous économisez : impression (0,10 € x 200), enveloppes (0,15 € x 200), timbres (1,50 € x 200) = 350 €/mois, soit 4 200 €/an... sans compter le temps gagné !
⚖️ Obligation 2026 : À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques. L'émission deviendra obligatoire de manière progressive selon la taille de l'entreprise. Source : economie.gouv.fr
Tableau récapitulatif : quel type pour quelle situation ?
😅 Jean-Michel et ses 47 factures dans 12 fichiers Excel différents
Laissez-moi vous raconter l'histoire de Jean-Michel, responsable administratif dans une PME de services.
Chaque mois, Jean-Michel jongle avec ses 47 fichiers Excel : "Factures_clients_2026.xlsx", "Factures_clients_2026_v2.xlsx", "Factures_clients_2026_FINAL.xlsx", "Factures_clients_2026_FINAL_VRAIMENT.xlsx"... vous voyez le genre.
Il a un onglet pour les factures définitives, un autre pour les proforma (qu'il confond régulièrement avec les factures d'acompte), un tableau pour suivre les avoirs (mais seulement ceux de 2025 parce qu'il a oublié où il avait mis ceux de 2024), et une feuille mystérieuse appelée "À_TRIER" qui contient... on ne sait pas trop quoi.
Le pire ? Son fichier Excel "Factures_récurrentes.xlsx" avec des formules SI() imbriquées sur 8 niveaux que même lui ne comprend plus. Chaque 1er du mois, il passe 3 heures à copier-coller manuellement les mêmes informations pour générer 50 factures d'abonnement. Et invariablement, il oublie 4 ou 5 clients au passage.
Un jour, Jean-Michel a fait un rêve : toutes ses factures, tous types confondus, générées automatiquement depuis un seul logiciel. Les récurrentes qui partent toutes seules le 1er du mois. Les avoirs créés en 2 clics depuis la facture d'origine. Les proforma converties en définitives sans ressaisie...
Puis Jean-Michel s'est réveillé. Et il a découvert qu'un CRM comme Initiative CRM pouvait faire exactement ça. Aujourd'hui, Jean-Michel a récupéré ses 3 heures mensuelles, il n'oublie plus aucun client, et surtout... il a supprimé ses 47 fichiers Excel.
Moralité : si vous êtes un peu Jean-Michel (et on l'est tous un peu, soyons honnêtes), il existe des solutions plus simples qu'Excel pour gérer vos différents types de factures. Voyons lesquelles dans la suite de cet article...
Les mentions obligatoires sur une facture en 2026
Quel que soit le type de facture que vous émettez (définitive, proforma, acompte...), certaines mentions sont obligatoires en France sous peine de sanctions. Voici ce que dit la loi.
Les 9 éléments indispensables
- Numéro de facture unique et séquentiel
Format libre mais chronologique sans trou. Exemple : FACT-2026-001, FACT-2026-002, etc. La numérotation doit être continue au sein de chaque exercice comptable. - Date d'émission de la facture
Au format JJ/MM/AAAA. Cette date déclenche le délai de paiement et l'exigibilité de la TVA. - Date de livraison ou d'exécution de la prestation
Si différente de la date d'émission. Essentielle pour déterminer l'exercice comptable concerné. - Identité complète du vendeur
Dénomination sociale, adresse du siège, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique, montant du capital social, numéro d'immatriculation RCS (ville du greffe). - Identité complète de l'acheteur
Nom ou raison sociale, adresse de facturation. Si l'acheteur est assujetti à la TVA : son numéro de TVA intracommunautaire. - Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur
Si vous êtes assujetti à la TVA. Format français : FRxx 123456789 (où xx est la clé de contrôle). - Désignation précise des produits/services
Quantité, dénomination exacte, prix unitaire HT, taux de TVA applicable, montant de TVA, prix total TTC. - Conditions de paiement
Délai de paiement (maximum 30 jours fin de mois ou 45 jours fin de mois selon secteur), escompte éventuel pour paiement anticipé, taux de pénalités de retard (minimum égal au taux directeur BCE + 10 points), indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. - Mentions spécifiques selon votre régime
- Auto-entrepreneur : "TVA non applicable, article 293 B du CGI"
- Franchise en base de TVA : "TVA non applicable, article 293 B du CGI"
- Autoliquidation de la TVA : "Autoliquidation de la TVA"
- Exonération spécifique : article du CGI concerné
Les sanctions en cas de non-conformité
Ne pas respecter les mentions obligatoires sur vos factures n'est pas anodin. Selon l'article 1737 du Code Général des Impôts, l'amende peut atteindre 15 € par mention manquante ou erronée, dans la limite de 25% du montant de la facture.
Exemple concret : Une facture de 10 000 € avec 5 mentions manquantes = 75 € d'amende par facture. Si vous émettez 200 factures non conformes par an, cela représente 15 000 € de sanctions potentielles !
Au-delà des sanctions financières, une facture non conforme :
- Ne permet pas à votre client de déduire la TVA (et il ne sera pas content).
- Peut être rejetée par votre expert-comptable.
- Complique les contrôles fiscaux (et attire l'attention de l'administration).
- Nuit à votre professionnalisme et votre crédibilité.
⚠️ Attention particulière aux factures électroniques : À partir de septembre 2026, les factures électroniques devront également respecter des normes techniques spécifiques (format structuré, horodatage, signature électronique...). Initiative CRM intègre nativement ces normes pour vous garantir une conformité totale.
Comment choisir le bon type de facture selon votre situation
Maintenant que vous connaissez les 7 types de factures, la question est : lequel utiliser dans quelle situation ? Voici un guide de décision simple.
Tableau comparatif : quel type pour quel besoin
🤔 Posez-vous ces 5 questions :
1. La transaction est-elle déjà finalisée ?
- ✅ Oui → Facture définitive
- ❌ Non, c'est une estimation → Facture proforma
2. Demandez-vous un paiement partiel avant la livraison ?
- ✅ Oui → Facture d'acompte (puis facture de solde à la livraison)
- ❌ Non → Continuez
3. Le projet s'étale-t-il sur plusieurs mois avec facturation progressive ?
- ✅ Oui → Factures de situation (courantes dans le BTP)
- ❌ Non → Continuez
4. Devez-vous annuler ou corriger une facture déjà émise ?
- ✅ Oui → Avoir (facture négative)
- ❌ Non → Continuez
5. Votre service est-il facturé de manière récurrente (abonnement) ?
- ✅ Oui → Facture récurrente (automatisation recommandée !)
- ❌ Non → Facture définitive classique
📚 Cas pratiques par secteur d'activité
SaaS / Logiciel en ligne
Types utilisés : Facture proforma (pour grands comptes avant signature) + Factures récurrentes mensuelles/annuelles
Pourquoi : Le modèle par abonnement nécessite une automatisation totale de la facturation récurrente pour éviter les oublis et optimiser la trésorerie.
Agence de communication / Conseil
Types utilisés : Facture d'acompte (30-50% à la commande) + Facture de solde à la livraison + Avoirs (corrections après validation client)
Pourquoi : Les projets durent plusieurs semaines/mois et l'acompte sécurise votre trésorerie pendant la phase de production.
BTP / Construction
Types utilisés : Factures de situation mensuelles (avancement travaux) + Facture de solde + Avoirs (malfaçons)
Pourquoi : Les chantiers s'étalent sur des mois voire des années. La facturation par situation permet un paiement progressif aligné sur l'avancement réel.
E-commerce / Vente de produits
Types utilisés : Factures définitives (à chaque commande) + Avoirs (retours produits) + Factures proforma (export international)
Pourquoi : Transactions rapides avec livraison immédiate = facturation définitive systématique. Les retours clients nécessitent des avoirs fréquents.
Cabinet comptable / Expertise
Types utilisés : Factures récurrentes (missions régulières) + Factures ponctuelles (missions exceptionnelles) + Avoirs (corrections honoraires)
Pourquoi : Mix entre prestations récurrentes mensuelles (tenue comptabilité) et missions ponctuelles (création société, audit...).
Automatiser sa facturation avec un logiciel CRM
Vous l'avez compris avec l'histoire de Jean-Michel : gérer manuellement plusieurs types de factures dans Excel, c'est la garantie de perdre du temps, de commettre des erreurs et d'oublier des clients.
Un logiciel CRM comme Initiative CRM centralise et automatise l'intégralité de votre processus de facturation, quel que soit le type de facture.
Pourquoi Excel ne suffit plus
Excel est un excellent outil... mais pas pour gérer des factures professionnelles. Voici pourquoi :
❌ Avec Excel
- Saisie manuelle répétitive (nom client, adresse, TVA...).
- Risque d'erreurs de calcul ou de formules cassées.
- Aucune automatisation (copier-coller à chaque facture).
- Numérotation manuelle = risque de doublons ou de trous.
- Envoi par email manuel un par un.
- Pas de relances automatiques des impayés.
- Impossible de suivre qui a payé quoi en temps réel.
- Export comptable manuel et chronophage.
- Non conforme à la facturation électronique obligatoire 2026.
✅ Avec Initiative CRM
- Création facture en 1 clic depuis devis ou bon de commande.
- Calculs automatiques (TVA, remises, totaux) = zéro erreur.
- Factures récurrentes 100% automatisées (génération + envoi).
- Numérotation automatique conforme aux obligations légales.
- Envoi email automatique avec PDF personnalisé.
- Relances intelligentes selon scénarios (J+3, J+7, J+15...).
- Tableau de bord temps réel : facturé vs encaissé.
- Export comptable automatisé vers Sage, Cegid, EBP...
- Conforme facturation électronique 2026 nativement.
Les 5 avantages d'un CRM pour la facturation
1. Gain de temps massif
87% de temps gagné selon nos clients : passer de 10h/mois à 1h30/mois pour gérer sa facturation, c'est récupérer 8h30 par mois pour se concentrer sur votre cœur de métier.
2. Zéro erreur de facturation
Les calculs automatiques éliminent les erreurs humaines. Les mentions obligatoires sont pré-remplies. Les doublons de numérotation sont impossibles. Résultat : taux d'erreur inférieur à 0,5% (vs 8-12% en manuel).
3. Trésorerie optimisée
Avec les relances automatiques et le suivi en temps réel des paiements, vous réduisez vos délais de paiement de 52% et vos impayés de 38% (données client Initiative CRM).
4. Conformité garantie
Toutes les mentions obligatoires, la numérotation chronologique, l'archivage légal 10 ans, la facturation électronique 2026... Initiative CRM gère tout automatiquement.
5. Évolutivité sans limite
Facturer 10 clients ou 1 000 clients prend exactement le même temps une fois le système configuré. Votre croissance n'est plus limitée par votre capacité administrative.
Comment Initiative CRM simplifie tous vos types de factures
Par type de facture :
📄 Facture définitive
Générez-la en 1 clic depuis un devis accepté, un bon de commande ou une opportunité gagnée. Toutes les données client sont automatiquement pré-remplies. Envoi par email en 1 clic avec PDF personnalisé aux couleurs de votre entreprise.
📋 Facture proforma
Créez une estimation détaillée qui ressemble à une facture (généralement un devis). Convertissez-la en facture définitive en 1 clic quand le client valide la commande, sans ressaisir aucune information.
💰 Facture d'acompte
Définissez un montant d'acompte. Initiative CRM crée la facture d'acompte, puis la facture de solde sera calculé avec le restant dû depuis le devis initial avec l'acompte retranché.
🏗️ Facture de situation
Suivez l'avancement de votre projet par phase. Chaque facture de situation calcule automatiquement le pourcentage d'avancement et le montant cumulé déjà facturé.
↩️ Avoir
Créez un avoir en 2 clics depuis la facture d'origine. Le système lie automatiquement les deux documents et met à jour vos statistiques de CA en temps réel.
🔄 Facture récurrente
Paramétrez une fois : client, montant, fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle), date de début. Initiative CRM génère et envoie automatiquement les factures à chaque échéance, sans intervention manuelle. Idéal pour les abonnements SaaS, contrats de maintenance, locations... En savoir plus sur la facturation récurrente.
⚡ Facture électronique
Conforme à l'obligation 2026, Initiative CRM génère nativement des factures au format électronique structuré avec signature électronique, horodatage et archivage sécurisé.
Le workflow complet automatisé
- Devis envoyé → Suivi ouverture email + rappel automatique si pas de réponse J+7
- Devis accepté → Conversion automatique en facture (ou acompte si paramétré)
- Facture générée → Numérotation auto + envoi email client + notification interne
- J-3 avant échéance → Rappel automatique au client
- Échéance dépassée → Relances selon scénario (J+3 email aimable, J+7 email ferme, J+15 notification manager...)
- Paiement reçu → Marquage automatique "payée" + mise à jour trésorerie temps réel + export compta
Résultat concret : Nos clients constatent en moyenne une réduction de 15 jours de leurs délais de paiement grâce aux relances automatiques et au suivi temps réel.
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