Qu'est-ce qu'une facture proforma ?
Définition de la facture proforma
Une facture proforma est un document commercial prévisionnel qui détaille les conditions d'une vente avant sa finalisation. Contrairement à une facture définitive, elle n'a pas de valeur comptable ni fiscale obligatoire. Le terme « proforma » vient du latin et signifie littéralement « pour la forme ».
Ce document sert principalement à :
- Informer le client du montant exact à payer avant l'engagement définitif
- Faciliter les démarches administratives, notamment pour l'import-export
- Obtenir un accord préalable sur les termes de la transaction
- Permettre au client d'obtenir des financements ou autorisations internes
Selon la Direction générale des finances publiques (DGFiP), la facture proforma n'est pas considérée comme une facture au sens fiscal du terme, ce qui lui confère une flexibilité appréciable pour les entreprises.
Différence entre facture proforma et devis
Bien que souvent confondus, le devis et la facture proforma présentent des différences importantes :
Le devis :
- Document contractuel ayant une valeur juridique pendant sa durée de validité
- Engagement ferme du prestataire sur les prix et conditions
- Souvent requis légalement pour certaines prestations (travaux supérieurs à 150 €)
- Signature obligatoire du client pour validation
La facture proforma :
- Document informatif sans valeur contractuelle stricte
- Peut être modifiée plus facilement avant la transaction finale
- Utilisée principalement pour des besoins administratifs ou douaniers
- Aucune signature obligatoire dans la plupart des cas
Le Service Public pour les Professionnels précise que le devis signé engage juridiquement les deux parties, tandis que la facture proforma reste un document préparatoire.
Différence entre facture proforma et facture définitive
La facture définitive (ou facture commerciale) se distingue radicalement de la facture proforma :
Facture définitive :
- Document comptable et fiscal obligatoire
- Exigible pour toute prestation de service ou vente
- Base du calcul de la TVA collectée
- Doit être conservée 10 ans minimum
- Comporte un numéro unique et chronologique
Facture proforma :
- Document facultatif et provisoire
- Aucune obligation de conservation légale spécifique
- Ne déclenche pas d'obligations fiscales
- Peut porter une numérotation libre ou indicative
- Remplacée par la facture définitive après validation
À quoi sert une facture proforma ?
Utilisation pour les prestations de service
Dans le domaine des prestations de service B2B, la facture proforma répond à plusieurs besoins stratégiques :
- Validation budgétaire : Elle permet au client de faire valider le budget en interne avant de s'engager définitivement
- Transparence tarifaire : Le client visualise précisément le montant TTC, les options choisies et les conditions de paiement
- Processus d'achat complexe : Dans les grandes entreprises, elle facilite les circuits de validation hiérarchiques
- Projets au forfait : Elle sécurise le périmètre et le prix avant démarrage des travaux
Pour les agences de conseil ou les prestataires SaaS, c'est un outil indispensable qui évite les malentendus sur le scope et les tarifs. D'ailleurs, si vous gérez de la facturation récurrente, la facture proforma peut valider l'abonnement avant le lancement des paiements automatiques.
Facture proforma pour la douane et l'export
L'usage le plus répandu de la facture proforma concerne les opérations d'import-export international. Elle est souvent exigée par les autorités douanières pour :
- Déterminer les droits de douane applicables
- Calculer la valeur en douane des marchandises
- Vérifier la conformité des produits importés
- Obtenir une licence d'importation dans certains pays
- Justifier le transfert de fonds à l'international
La Direction générale des douanes et droits indirects recommande d'inclure sur la facture proforma pour l'export : la description détaillée des biens, leur classification tarifaire (code SH), le pays d'origine, et les Incoterms applicables.
Facture proforma en comptabilité
D'un point de vue comptable, la facture proforma occupe une position particulière :
Traitement comptable :
- Elle n'est pas comptabilisée dans les comptes de produits
- Aucune écriture de TVA collectée n'est passée
- Elle ne figure pas dans le chiffre d'affaires
- Certaines entreprises la suivent en hors-bilan pour le suivi commercial
Passage à la facture définitive :
Une fois l'accord du client obtenu, la facture proforma doit être remplacée par une facture définitive conforme aux obligations fiscales. C'est à ce moment que l'enregistrement comptable intervient dans votre système de suivi des factures.
L'Autorité des normes comptables (ANC) confirme que seules les factures définitives constituent des pièces justificatives valables en comptabilité.
Valeur juridique de la facture proforma
Peut-on payer une facture proforma ?
La question du paiement d'une facture proforma est fréquente. Oui, il est possible de payer sur facture proforma, mais cela comporte des risques :
Paiement anticipé autorisé :
- Le client peut régler sur la base d'une facture proforma
- Pratique courante dans certains secteurs (événementiel, import-export)
- Permet de bloquer une réservation ou déclencher une production
Obligations après paiement :
- Le fournisseur doit obligatoirement émettre une facture définitive
- La facture définitive doit mentionner le paiement déjà reçu
- Le numéro de facture définitive remplace la référence proforma pour la comptabilité
Risques :
- En cas de litige, la facture proforma seule ne constitue pas une preuve fiscale suffisante
- Difficultés potentielles pour récupérer la TVA sans facture définitive
- Problèmes de traçabilité comptable si le processus n'est pas rigoureux
La facture proforma est-elle obligatoire ?
Non, la facture proforma n'est jamais obligatoire en droit français. Contrairement à la facture définitive qui est imposée par l'article 289 du Code général des impôts, la facture proforma reste facultative.
Exceptions et cas d'usage recommandés :
- Douanes : souvent exigée pour le dédouanement de marchandises
- Banques : demandée pour l'ouverture d'un crédit documentaire
- Administrations : certains organismes publics la réclament pour leurs procédures internes
- Commerce international : quasi-systématique pour sécuriser les transactions
Même si elle n'est pas obligatoire légalement, elle constitue une bonne pratique commerciale qui professionnalise la relation client et limite les incompréhensions.
Comment faire une facture proforma ?
Les mentions obligatoires
Bien qu'aucun texte légal n'encadre strictement le contenu d'une facture proforma, il est recommandé d'y faire figurer les informations suivantes pour garantir sa clarté et son utilité :
Mentions essentielles :
- La mention « Facture proforma » ou « Proforma » bien visible
- Numéro de référence du document
- Date d'émission
- Date de validité de l'offre
- Identité complète du fournisseur (raison sociale, adresse, SIRET, TVA intracommunautaire)
- Identité complète du client
- Description détaillée des produits ou prestations
- Quantités, prix unitaires HT et montant total HT
- Taux et montant de TVA applicable
- Montant total TTC
- Conditions de paiement envisagées
- Modalités de livraison ou d'exécution
Mentions facultatives utiles :
- Référence au devis initial si existant
- Conditions générales de vente
- Délais de livraison ou de réalisation
- Pénalités de retard éventuelles
Facture proforma avec ou sans TVA ?
La question de l'affichage de la TVA sur une facture proforma mérite attention :
Facture proforma avec TVA :
- Recommandé dans la majorité des cas
- Permet au client B2B de visualiser le montant HT déductible
- Affiche le taux de TVA applicable (20 %, 10 %, 5,5 % ou exonération)
- Facilite la comparaison avec d'autres offres
- Indispensable pour les opérations internationales soumises à TVA
Facture proforma sans TVA :
- Possible pour les opérations exonérées (export hors UE, prestations B2B intracommunautaires)
- Doit alors mentionner « TVA non applicable - article 259 du CGI » ou la mention appropriée
- Simplifie la lecture pour certains clients finaux
Important : L'affichage de la TVA sur la facture proforma n'entraîne aucune obligation déclarative tant que la facture définitive n'est pas émise.
Logiciel pour créer une facture proforma
Plusieurs solutions existent pour générer rapidement et professionnellement vos factures proforma :
Solutions CRM et facturation spécialisées :
- Initiative CRM : module de facturation intégré permettant de générer factures proforma et définitives
- Zoho Invoice : création de proformas personnalisables
- Sellsy : gestion commerciale complète avec proforma
- Henrri : outil de facturation simple pour TPE
Avantages d'un logiciel dédié :
- Templates professionnels pré-configurés
- Conversion automatique proforma → facture définitive
- Traçabilité et archivage sécurisé
- Numérotation automatique cohérente
- Export multiformat (PDF, Word, Excel)
- Envoi direct par email au client
Alternative : Les templates Word ou Excel gratuits conviennent pour un usage occasionnel, mais manquent de fonctionnalités de suivi et d'automatisation pour un usage professionnel régulier.
Découvrez pourquoi utiliser un CRM pour votre gestion commerciale.
Exemple de facture proforma
Modèle de facture proforma pour prestation de service
Voici un exemple concret de facture proforma pour une prestation de consulting :
Exemple de facture proforma pour l'international
Pour l'export, la facture proforma doit contenir des mentions spécifiques :
Simplifiez votre gestion des factures proforma avec Initiative CRM
Créez, envoyez et suivez vos factures proforma en quelques clics. Convertissez-les automatiquement en factures définitives et optimisez votre cycle de vente.
Demander une démonstration gratuite
