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Facture proforma - Définition, usages et précautions => le guide

Arnaud Laurenson
le
11/6/24

Facture proforma : définition, modèle et spécificités

On entend souvent parler de “facture proforma” dans le domaine des échanges commerciaux mais on ne sait pas exactement ce que c’est ou on la confond avec la facture normale. N’ayant pas beaucoup de détails sur ce document, pourtant très important pour la réussite d’une vente, beaucoup se trouvent dans l’obligation de demander des conseils à un expert pour avoir un minimum d'explications. Ce modèle de document offre une vue d'ensemble sur les conditions commerciales, y compris la TVA et les modalités de livraison.

Si cela est également votre cas, alors cet article s’adresse à vous ! Lisez-le pour tout savoir sur la facture pro forma, son utilité, comment la créer et quels sont les meilleurs outils pour cela.

La facture pro forma : qu’est ce que c’est ?

Une facture pro forma “pour la forme” est un document de facturation provisoire, fourni par une entreprise à son client pour l’aviser d’une première proposition. Elle fait suite à un devis dans lequel on fait part des conditions générales de vente et les conditions de paiement, notamment le montant, la date et les articles concernés.

Ce document commercial, envoyé à titre informatif, vise donc à faciliter les échanges précédant une transaction entre les clients et les prestataires de services. C’est aussi un moyen d’évaluer le montant facturé au client, à condition que celui-ci accepte les conditions générales de vente. Il permet également d'établir une bonne gestion de la relation commerciale.

Une facture pro forma possède également une dimension internationale, particulièrement utile pour les déclarations en douane en cas d’expéditions de biens à l’étranger.

Quand faire une facture pro forma ? Cas d’usage

Une facture pro forma est nécessaire dans diverses situations telles que :

  • Le client demande une évaluation du coût et des conditions de vente d’un produit ou d’une prestation de services.
  • Avant l'envoi d'une facture finale, ce document sert à préciser certaines conditions et modalités.
  • Dans le cadre de l’expédition d’échantillons avant la livraison d’une commande importante.
  • L’acheteur en a besoin pour demander un crédit auprès d’une banque.
  • Pour faciliter des échanges commerciaux internationaux, requérant une autorisation de douane.

Quelle est la différence entre un devis et une facture pro forma ?

Parmi les documents édités et envoyés quotidiennement dans une entreprise, le devis et la facture pro forma sont parmi les plus présents. Bien que ces deux documents semblent converger sur bien des points, ils sont loin d’avoir la même finalité. La distinction entre ces documents est cruciale pour une gestion commerciale efficace et une bonne comptabilité.

D’un côté, le devis constitue une proposition de contrat non modifiable après signature et un engagement de la part des deux parties concernées par la vente (à livrer les biens et les services du côté du vendeur et à payer son dû pour l’acheteur). Le devis doit comporter des mentions légales obligatoires pour être juridiquement valable.

D’un autre côté, la facture pro forma n’est délivrée qu’à titre informatif et n’engage nullement la contrepartie à recevoir un paiement. De ce fait, elle n’a de valeur ni sur le plan comptable, fiscal ni du point de vue légal. Elle ne peut pas non plus remplacer une facture.

Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?

En réalité, une facture pro forma n’est qu’une reproduction de tous les éléments constituant une facture normale mais avec la mention “facture pro forma” comme titre. Il s’agit donc d’un devis délivré sous forme d’une facture, bien que ce ne soit pas vraiment une et qu’il ne donne pas lieu à un enregistrement comptable. Elle peut inclure des informations sur les modalités de livraison, le montant de l'acompte et autres détails de facturation.

Une facture normale, quant à elle, est un écrit commercial normalisé, donnant lieu à un enregistrement comptable. C’est une sorte d’attestation de l'achat ou de la vente de biens ou services.

En définitive, une facture normale est un document comptable résultant d’une action commerciale donnée. Elle résume toutes les prestations ou les marchandises qui font l’objet d’une vente entre l’entreprise et son client. C’est donc un moyen de légitimer la vente auprès des instances judiciaires, en cas de besoin, à condition qu’elle porte les mentions légales obligatoires, comme le numéro de la facture et la date d'émission.

Une facture pro forma, par contre, n’est qu’un devis provisoire employé dans le cadre d’activités comme celles liées au BTP. Son utilité réside dans le fait qu’elle facilite les relations des sociétés et optimise les partenariats. Par ailleurs, c’est une pièce non comptable, sans valeur légale et envoyée exclusivement à titre informatif.

Comment numérote-t-on une facture pro forma ?

La facturation pro forma doit être numérotée de manière distincte de la numérotation des factures légales et définitives. Cette numérotation suit un système chronologique à part et spécifique aux factures pro forma. Cela permet de maintenir une organisation claire des documents mais sans qu'ils aient une valeur comptable officielle. La bonne gestion de cette numérotation est cruciale pour une transparence commerciale.

Utilisation des factures pro forma avec un logiciel de facturation

Utiliser un logiciel de facturation pour créer des factures pro forma peut grandement simplifier les démarches. Par exemple, certains logiciels comme SumUp Factures permettent de créer une facture pro forma en suivant les mêmes étapes que pour une facture ordinaire. Vous pouvez ainsi intégrer toutes les informations nécessaires, depuis le prix des articles jusqu'aux conditions de paiement, sans finaliser la transaction directement.

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